Max Planck Institute for Astrophysics

In accordance with Art. 13 of the General Data Protection Regulation (GDPR, or German DSGVO), we would like to inform you below about the collection of personal data within the application procedure at the Max Planck Institute for Astrophysics.

1. Responsible for data collection is:

Max Planck Institute for Astrophysics
Karl-Schwarzschild-Str. 1
D-85748 Garching b. München

Phone: +49 (0) 89 30000-0
E-Mail: info@mpa-garching.mpg.de

If you have any questions, please contact Mr. Fabrizio Arrigoni Battaia, phone +49 (0) 89 30000-2288.

2. You can contact our data protection officer at the following address:

The Data Protection Officer of the Max Planck Society
Hofgartenstr. 8
D-80539 München
Phone: +49 (0) 89 2108-1554
E-Mail: datenschutz@mpg.de

3. The purpose of data collection is to enable a lawful review of your application as part of the application process.
For this purpose, we store all the data you provide to us as part of your application. On the basis of the information provided in the application, we will check whether you can be invited for an interview as part of the selection process.
In the case of fundamentally suitable applicants, we then collect further personal data that is essential for the selection decision. If you are considered for a position, you will be informed separately about the personal data to be collected as part of the recruitment process.
The legal basis for the data collection and data processing is Art. 6 Para. 1 Clause 1 b) GDPR, Section 26 BDSG.

4. Insofar as your personal data is processed and stored electronically, the technical operation of our data processing systems is carried out by the Max Planck Institute for Astrophysics.
The transmission path is encrypted.
The fields marked with an asterisk are mandatory for the application process. Fields without an asterisk are optional.
The following categories of data are collected during the application process:

• Your name, personal and contact details
• The names and contact details of the referees you have named
• The content of the files you have uploaded

The transferred data cannot be changed retrospectively.
You will receive an automated e-mail confirming that your application has been successfully submitted. This will be sent to the e-mail address you provided as your "correspondence address".

5. We store the personal data you provide during the application process for at least 3 months.
If your application is unsuccessful or you withdraw it, we will destroy the data you provided as part of your application after a maximum of six months from the date of notification of rejection. Retention within these deadlines is necessary for the event of any legal action (in particular, any assertion of claims under the General Equal Treatment Act).
If you are hired, you will be informed separately about the regulations that then apply to the handling of your personal data, in particular with regard to the creation of personal files; see also under No. 3.

6. Furthermore, we would like to inform you about your rights under the GDPR:
If your personal data is processed, you have the right to request information about the data stored about you (Art. 15 GDPR).
If incorrect personal data is processed, you have the right to request its correction (Art. 16 GDPR).
If the legal requirements are met, you can request the deletion or restriction of the processing and object to the processing (Art. 17, 18 and 21 (1)).
Furthermore, there is a right of appeal to the Bavarian State Office for Data Protection Supervision, P.O. Box 606, 91511 Ansbach.
If, during the application process, the deletion or restriction of the application data is requested, this will be considered a withdrawal of the application.

 

Im Folgenden informieren wir Sie nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Postdoc-Bewerbungsverfahrens beim Max-Planck-Institut für Astrophysik.

1. Verantwortlich für die Datenerhebung ist:

Max-Planck-Institut für Astrophysik
Karl-Schwarzschild-Str. 1
D-85748 Garching b. München

Telefon: +49 89 (0) 30000-0
E-Mail: info@mpa-garching.mpg.de

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Fabrizio Arrigoni Battaia, arrigoni@mpa-garching.mpg.de, Telefon +49 (0) 89 30000-2288.

2. Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Die Datenschutzbeauftragte der Max-Planck-Gesellschaft
Hofgartenstr. 8
D-80539 München

Telefon: +49 (0) 89 2108-1554
E-Mail: datenschutz@mpg.de

3. Zweck der Datenerhebung ist es, eine rechtmäßige Prüfung Ihrer Bewerbung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens vollziehen zu können.
Hierfür speichern wir alle von Ihnen uns zur Verfügung gestellten Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Auf Basis der im Rahmen der Bewerbung übermittelten Infrmationen prüfen wir, ob Sie zum Vorstellungsgespräch als Teil des Auswahlverfahrens eingeladen werden können.
Sodann erheben wir im Falle von grundsätzlich geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern weitere personenbezogene Daten, die für die Auswahlentscheidung wesentlich sind. Kommen Sie für eine Einstellung in Betracht, werden Sie gesondert über die im Rahmen des Einstellungsverfahrens zu erhebenden personenbezogenen Daten informiert.
Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung und die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DSGVO, § 26 BDSG.

4. Soweit Ihre persönlichen Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden, erfolgt der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme durch das Max-Planck-Institut für Astrophysik.
Der Übertragungsweg ist verschlüsselt.
Die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder für den Bewerbungsprozess. Felder ohne Sternchen sind optional.
Folgende Kategorien von Daten werden im Bewerbungsprozess erhoben:

• Ihre Namens-, Personenstamm- und Kontaktdaten
• Die Namen und Kontaktdaten der von Ihnen gennten Referenzpersonen
• Die Inhalte der von Ihnen hochgeladenen Dateien

Die übertragenen Daten können nicht nachträglich verändert werden.
Sie erhalten eine automatisierte E-Mail, die bestätigt, dass Ihre Bewerbung erfolgreich eingereicht wurde. Diese wird an die von Ihnen als "Korrespondenzadresse" angegebene E-Mail-Adresse gesendet.

5. Ihre innerhalb des Bewerbungsverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten speichern wir mindestens für 3 Monate.
Im Falle nicht erfolgreicher Bewerbung oder bei Rücknahme dieser vernichten wir die von Ihnen im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten nach Ablauf von maximal 6 Monaten nach Mitteilung der Absage. Die Aufbewahrung im Rahmen dieser Fristen ist für den Fall etwaiger Klagen (v. a. etwaige Geltendmachung von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz) aus Rechtsgründen erforderlich.
Erfolgt eine Einstellung, so werden Sie gesondert über die dann geltenden Regelungen zum Umgang mit Ihren Personaldaten, insbesondere hinsichtlich der Anlage von Personalakten, informiert, siehe auch schon unter Nr. 3.

6. Weiterhin möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte nach der DSGVO informieren:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 Abs. 1).
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 606, 91511 Ansbach.
Wird während des Bewerbungsverfahrens die Löschung oder Einschränkung der Bewerbungsdaten begehrt, wird dies als Rücknahme der Bewerbung gewertet.